يجب رفع التظلمات الأكاديمية وغير الأكاديمية وتسويتها على الفور، ويجب رفع التظلم بمجرد وقوع الحدث أو معرفة الطالب به وفي أي حال من الأحوال لا يجب ان تكون مدة معالجة الشكوى أكثر من 30 يومًا بعد وقوع الحدث، ويكون ذلك ضمن مستويات ثلاثة:
المستوى الأول: إذا تعذر حل الشكوى بشكل غير رسمي، يجوز للطالب تقديم شكوى مكتوبة بعد رد مكتوب من المسؤول الإداري بالمعهد. يتم تقديم التظلم الكتابي إلى مدير مبنى المعهد ويجب أن يحتوي على اسم مقدم الشكوى وتاريخ تقديمه ووصفٍ موجزٍ ومحدد للتظلم والتعويض المطلوب. يجب على مدير مبنى المعهد تقديم رد مكتوب للطالب عادة في غضون ثلاثين يومًا من الاستلام، ما لم يتطلب الموقف بحثًا أو تحقيقًا إضافيًا. يجب توجيه انتباه الرئيس على الفور إلى جميع قضايا التمييز أو التحرش الجنسي.
المستوى الثاني: إذا لم يكن راضيًا عن التصرف في التظلم في المستوى الأول، يجوز للطالب تقديم شكوى كتابية إلى رئيس المعهد في غضون ثلاثين يومًا من استلام القرار الكتابي من مسؤول المستوى الأول. يجب أن يحتوي التظلم الكتابي على اسم مقدم الشكوى، وتاريخ التقديم، ووصف ٍموجزٍ ومحدد للتظلم والتعويض المطلوب، ونتائج الفصل في التظلم على المستوى الأول. وسيتصل الرئيس بالطالب عند استلام التظلم الكتابي وإصدار رد مكتوب عادةً في غضون ثلاثين يومًا من الاستلام، ما لم يتطلب الموقف بحثًا أو تحقيقًا إضافيًا.
المستوى الثالث: إذا لم يكن راضيًا عن التصرف في التظلم في المستوى الثاني، يجوز للطالب تقديم شكوى رسمية إلى مجلس التعليم العالي في فرجينيا. هنا
معلومات مجلس التعليم العالي في فيرجينيا متوفرة في مكاتب المعهد.